この４月から新しい業務をいくつか受け持っているが、わけがわからないことが多すぎる
。
とある業務で、各担当の送ってきたエクセルファイルをプリントアウトしたの
ち、別ファイルに手入力し集計していくのだが、
「なぜ各担当が作成するエクセルファイルのどこかのシートに、自分が最終的に作成する集計表にコピペできるようなデータスタイルを置くようにしなかったのか？」
とフツーに疑問である。
この点は、ゆくゆく変えていきたいと思っている。
で、次に、引継文書として「事務処理マニュアル」的なものが一応あって、普通はあればありがたく思うものだが、これがやたらと分厚いだけで、まったく何の役にも立たない。
どうせ作るなら次の点に注意してもらいたいものだ。
１）文章だけで作成するな
プレゼンでパワーポイントがなんでもてはやされるのかというと、箇条書きが簡潔でわかりやすいから。
あの１枚１枚にダラダラ文書ばかり書かれていたら、プレゼンを見る人も疲れてしまう。
（というか、パワポを使う意味がないか）
疑問は大体一言で晴れるものだし、新しい仕事を受け持って神経を使っている身では、パっと見で理解しやすいほうがよほどラクなので、箇条書きによる作成や、後述の表への書き込みを多用すべき。
加えて、長い文章は書き手にものを書くセンスがないと、何が言いたいのかまったくわからないので、余計に始末が悪い。
２）エクセルであれば様式で説明を
これもビジュアル面重視の話。
冒頭のケースであれば、作成様式を使って、セルコメントを表示させておくことにより、ここはこういった数字を各担当が入れてきますといった説明があれば、回りくどい文章から拾い読みするよりはるかにわかりやすい。
また、マニュアル上で「（エクセルシート上の）ここは自動計算されます」と
いった記載はまったく余計な情報。
エクセル表の行または列の項目に「（自動計算・入力不要）」とつけ足せばよいだけだ。
また、入力してもらう様式でも、印刷範囲外に図形を置き、入力についての情報を書き込んでおけば、わかりやすい。
３）早い時期から自分用に作れ
少しずつ改訂はされているらしいが、もとは４年間担当していた人が異動する直前に作ったとのこと。
そんな人間が作ったものが役に立つ確率は低い。
ベテランになれば、作り手が注意しなければ「マニュアル＝単なる自分の仕事解説」にしかなりっこないからだ。
今回受け取ったマニュアルでも、冒頭の単語ですでに
「○○って一体何だ？」
といった具合である。
その後もくどくどと文章が続くとともに、さらに不明な単語が出てくるため、だんだんと見る気も失せてくるし、自分の知りたいポイントはほとんど書かれていないしで、見るのもイヤになる。
私の場合は、新しく担当になって、自分がわからずあちこちで聞いたこと、調べたことや間違ったことを、随時メモ的にファイルに蓄積していっている。
後々見たら、初心者だった頃に何でつまづいたのかがよくわかるし、どういった理由でそうなっているのかを自分が忘れたときも確認ができる。
担当が代わるまでにはかなりの量になるので、後任にはプリントアウトせずにテーマごとに整理したWordファイルのみ渡しているが、おかげでこの４月１日以降、別の部屋にいる後任からは一度の質問もない。
今回は、ただ不明点をメモるよりは、自分でこの役立たずマニュアルを作りかえれば、業務に早く精通できると考え、現在一から作り直している次第。
４）重要なことから「３段階」で作成する
（ア）すぐ対応を始めるべきこと
（イ）四半期や上半期や年間のスケジュール
（ウ）個別業務のポイント説明
例えば異動したての場合、これらを一斉に渡されても、読もうと思っているそばから、知識が少ないためすぐに回答できない電話はかかってくるわ、急ぎの書類を教わりながら作らねばならなかったりして、肝心なことが欠落する恐れがある。
（ア）から順に入れればよいが、長文の（ウ）から入ってしまうと、（ア）
（イ）の存在が埋もれがちになり、後々の失敗につながりかねない。
逆にいえば（ウ）は調整がききやすいが、（ア）（イ）は日を追うごとに打つ手が減るものなので、優先順位を間違えないようにしたい。
「自分で解決策を探すのも大事な手順」という人もいるかもしれない。
しかし、正社員も少なくなってきている現在、果たしてその考え方でいいのだろうか。
周囲は
「一日でも早く一人でできるようになってほしい」
と考えているはずである。
何も取扱説明書のようにこと細かく作り込む必要はない。
項目ごとのポイント、そして全体のフレームをしっかり教えるということである。
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