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新社会人の皆さんへ(5)

<メモを取る>

取引先に行ったときや会議に出席したときには、当然メモを取るものである。私は、若い頃からメモが嫌いで・・・
というか、特に1対1で話しているときなどには、相手に退屈させてしまいそうで、また、気恥ずかしさもあったりして、なかなか取ることができなかった。

で、ある時、私の上司になった方が、それを私の弱点であり短所と見抜き、ひたすらメモを取るように指導された。
当時は、会議や打ち合わせが多く、終了後、その上司に嫌がらせのように「あの件は、先方はいつどうするって言ってたっけ」とよく尋ねられたものだった。
で、書き漏らしていると、また叱られるわけである。

そういった経験上、今ではメモを取ることの大切さを痛感している。
最近は、仕事の守備範囲が広く、話をする相手も非常に多い。
とにかく口頭だけで済ませずに、手帳、ふせん、メモ用紙、封筒の裏など、でも何でもいいので書くことにしている。
記憶から消えてしまっても、書いたものが残っていれば何とかなる。

記入するものは、会議や長い打ち合わせであればA4の大学ノート、短い打ち合わせはレベルブックという手帳を使う。
大学ノートは、縦書き(経験上こちらが速く書ける)にもできるし、メモ用紙に記入したものを貼ったりもできるので便利である。
「ICレコーダーがあるから」という意見もあるだろうが、一目で分かるメモと、探さなければいけないのと、どちらかロスが少ないのかは歴然である。
まあ、録音内容を紙に起こすのを外注して、それが帰ってくるまで待てるほど余裕があるのなら別だが。

メモは、自分が書いた内容が分かればいいのである。
走り書きの汚い字を見られても、気にする必要はない。
また、仕事の関係でよく使う単語は、短縮形を自分で考えて書くと、なおよい。


<手帳について>

ビジネスマンなら、ダイアリーは必需品である。
私は、社会人になった当初は1年使い切りの物を使用していたが、5年ほど前にシステム手帳(B7サイズ 14×9.5センチ)を購入したため、今はそちらを使っている。
革製で、値段も結構したので乗り換えにくいのと、クリヤホルダーに非常用の名刺を入れておけるし、時刻表などをコピーしてはさめるという点などを少し優位に感じている。
また、バイブルサイズも同時期に購入したが、結局あまり使ってない。
こちらをメモ取り用にすることも考えたが、やはり少々重いことと、リフィルをうまくプラスチック製のファイルなどで管理できるかどうか自信がなく、家でもっぱらネットのパスワードなどの備忘録として使用している。

使い切りがいいのか、システムがいいのかは、個人の趣味としか言いようがない。見開きの種類もそうである。あまりカバンを持たない人なら、システム手帳はまあ向かないだろう。

※後日談
19年11月以降、複数の取引先と数多く打ち合わせをするようになったので、容量を求めてバイブルサイズを使用中。
仕事専用ファイルにしているので、これはこれで使いやすい。
スケジュールもわざわざ当年用のリフィルを買わなくても、空白のものに日付を記入すれば十分使える。
当面3月あたりまでなので、月間スケジュール表については、エクセルで見やすいように作成したものを貼り付けて使っている。


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