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新社会人の皆さんへ(3)

<書類の整理>

通常、ビジネスの世界では、自分の仕事は自分の代で終わるものではない。次々とその仕事を受け持っていく担当がいるわけである。

この4月に、新しい業務を受け持つことになり、前任者からA4表裏1枚の内容の引継書をもらった。
「始まってから2年程度の事業なので、大した分量でもないのだろう」と思い、深く考えず、簡単に説明を受けた程度だったのだが、この甘い判断(つっても当時の自分にはわかりはしないのだが)によって、私は後々イタイ思いをすることになるのである。

取引先への挨拶回りが一段落し、その業務に具体的に取り組むようになっていったわけだが、まずファイルが年度ごとに「○○関係文書」と書かれた1種類しかない。
さしあたり、そのファイルの範囲で仕事は進めていたが、どうもしっくり来ないし、不明点が多すぎる。
当初から、デスク脇のキャビネットに封筒がたくさん入っていて、私はてっきりパンフレットか何かだと思っていて、数ヶ月後、中を見て唖然。
何とこれらの封筒をファイル代わりにして、文書が入っているではないか。
しかも、封筒はテーマ別ではあるが年度区分はない。
また、最初に渡されたファイルは年度区分はされているが、テーマ別に分類はされていない。

どうしようもないので、とりあえず、この業務に関する書類を全部一度すべてドーンと積み上げた。
その後テーマ別かつ時系列に並べ直し、フラットファイルに綴じていったが、これが時間がかかることこの上ない。
まず、重複書類が多く、内容が同じなのか異なるのかを確認しないといけない。
また、時系列にするにも、日付のない書類もあるし、会議資料にも関わらず月日しか入っておらず、似通った内容の書類から年度を類推するしかなかったりもした。

やっとの思いでこれらの作業を終わらせたところ、部の共有ファイルを置く場所に、その業務のパイプ式ファイルを発見。
「ま、こちらは決裁文書だからな」と思いつつ、中を見てガチョーン!
基本的には、部内決裁を受けた書類を綴じるようになっているのだが、決裁処理分と単なる回覧分がごちゃまぜ...
しかもご丁寧に、番号インデックスと番号簿付きで、これまた作り直し。

以上が、私の体験談である。



私も、長年やっているが、文書整理はその業務にある程度精通しないとベストの方法は見つけにくいかもしれない。
1年ごとにフラットファイルに綴じていったほうがいい事業もあるし、パイプ式ファイルに前年度以降が参照できるように綴じた方がいい場合もある。
そこらは、経験で補っていくしかないが、現在の方式に疑問を持ったら変えてみるのもいいかもしれない。
やってみて「やはり元の方がよかったかな」と思えば元に戻せばいいのだから。
「何もそこまで」と考える人もいるかもしれないが、第三者が見ても分からないような書類整理しかできない人間が、第三者にうまく説明できる資料を作れるとは思えない。

例えばひとつの会議を行う場合、担当者のところには、「会議資料の案」や「資料のデータ」や「出欠連絡」など、さまざまな内容の書類が残っていくこととなる。これらの書類に「会議資料・会議録」を混ぜ込んで綴じてしまうと、どれが最終的に会議に出した資料なのかさえ、第三者には分かりづらくなる。こういった場合は「会議資料・会議録」をそっくりコピーして独立させ、別ファイルに綴じるようにしたほうがいい。

また、とりあえずお勧めするのは、「会議・出張予定専用ファイル」と「問い合わせの多い事項専用ファイル」である。
1か月以上先の予定の細かい部分など記憶する必要もないのだが、場所・時間を確認する必要が出てくる場合がある。
また、よく問い合わせのある事項を確認するのにいちいち大きいファイルを開くのも面倒だから、その部分だけコピーしてひとつのフラットファイルに一元化しておく。
細かいことだが、こういったことをしておけば、聞かれたときにすぐ答えることが可能となり、ロスを未然にカットできるのである。

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